Mercadoria recusada na entrega: quem deve emitir a nota fiscal?

Sua empresa enviou uma mercadoria, mas o cliente recusou a entrega? Ou recebeu apenas parte dos produtos? A forma de registrar o retorno na nota fiscal eletrônica (NF-e) depende do que aconteceu na entrega e, no caso de recusa parcial, de o destinatário ser ou não contribuinte do ICMS.

O Ajuste SINIEF nº 34/2026 alterou as regras do Ajuste SINIEF nº 49/2025 para essas situações. Veja quem deve emitir a NF-e em cada caso.

1. O cliente recusou toda a mercadoria ou não foi localizado

O vendedor, que emitiu a NF-e de saída original, deve emitir uma NF-e de entrada para registrar o retorno e anular totalmente a operação de saída.

A finalidade da nova NF-e será “Nota de Crédito”, com o tipo específico para retorno por recusa na entrega ou por não localização do destinatário.

Exemplo: sua empresa enviou 20 caixas, mas o cliente recusou toda a carga. Cabe à sua empresa emitir a NF-e de entrada referente às 20 caixas.

Nessas situações, o Ajuste também prevê registros de evento relacionados à operação não realizada ou ao insucesso na entrega, conforme o caso.

2. O cliente aceitou parte da mercadoria e é contribuinte do ICMS

Quando o destinatário é contribuinte do ICMS e recusa apenas parte da entrega, ele deve emitir uma NF-e de saída referente aos itens recusados, com a finalidade “Nota de Débito” e o tipo específico para retorno por recusa parcial.

Exemplo: uma loja recebeu 20 caixas, aceitou 15 e recusou 5. A loja deve emitir a NF-e referente às 5 caixas recusadas.

3. O cliente aceitou parte da mercadoria e não é contribuinte do ICMS

Nesse caso, o vendedor deve emitir uma NF-e de entrada apenas para os itens recusados, com a finalidade “Nota de Crédito” e o tipo específico para retorno por recusa parcial.

Exemplo: um consumidor final comprou 10 unidades, mas aceitou somente 8 na entrega. O vendedor deve emitir a NF-e de entrada referente às 2 unidades recusadas.

O que são “Nota de Crédito” e “Nota de Débito” nesse contexto?

São finalidades de emissão da NF-e usadas para identificar o procedimento fiscal. Os nomes, por si só, não representam uma nova cobrança ao cliente nem um pagamento ao fornecedor.

Em cada situação, a NF-e deve informar os itens que não foram entregues, fazer referência à chave de acesso da NF-e original e destacar o ICMS quando houver, observados os demais requisitos aplicáveis.

Quando as regras passam a ser obrigatórias?

O Ajuste SINIEF nº 34/2026 foi publicado e entrou em vigor em 14 de setembro de 2026. Já o Ajuste SINIEF nº 49/2025 estabelece que os contribuintes ficam obrigados a seguir os procedimentos nele previstos a partir de 1º de janeiro de 2027.

Por isso, é recomendável aproveitar o período para revisar os processos internos e verificar se o sistema emissor está preparado para as finalidades e os tipos de nota previstos na norma.

Como sua empresa pode se preparar?

• Alinhe vendas, faturamento, expedição e recebimento para que a recusa total, a recusa parcial e a tentativa de entrega sem sucesso sejam comunicadas corretamente.
• Registre quais itens foram recusados e mantenha a identificação da NF-e de saída original.
• Consulte o fornecedor do sistema emissor sobre as adequações e o cronograma de implantação.
• Acione a equipe fiscal antes da emissão se houver dúvida sobre a condição do destinatário ou sobre o procedimento aplicável.

Atenção: essas orientações tratam da recusa no momento da entrega e da não localização do destinatário. Uma devolução feita depois que a mercadoria já foi recebida pode exigir outro procedimento.

A equipe da Dantas & Nasserala Consultoria Empresarial está à disposição para orientar sua empresa.

Fonte: Ajuste SINIEF nº 34/2026, que alterou o Ajuste SINIEF nº 49/2025.