Duplicata escritural: o que é e por que as empresas precisam começar a se preparar

A duplicata é um dos instrumentos mais tradicionais do comércio brasileiro. Em termos simples, ela representa uma venda a prazo. Quando uma empresa vende mercadorias ou presta serviços para receber depois, esse valor a receber pode ser formalizado por meio de uma duplicata.

Na prática, a duplicata funciona como um título de crédito. Ela comprova que existe uma operação comercial entre vendedor e comprador, com valor, vencimento e obrigação de pagamento. Por isso, além de servir para cobrança, também é muito utilizada pelas empresas para antecipação de recebíveis junto a bancos, financeiras, FIDCs e empresas de fomento mercantil.

Agora, esse instrumento está passando por uma mudança importante: a implantação da duplicata escritural.

O que é duplicata escritural?

A duplicata escritural é a versão eletrônica, digital e registrada da duplicata tradicional. Em vez de circular apenas por documentos físicos, arquivos internos, contratos particulares ou controles próprios das empresas, a duplicata passa a existir em um sistema eletrônico de escrituração, operado por entidades autorizadas.

A Lei nº 13.775/2018 permite que a duplicata seja emitida sob a forma escritural, mediante lançamento em sistema eletrônico de escrituração. A norma alterou a sistemática tradicional da duplicata e criou uma base legal para que esse título passe a circular com maior segurança, rastreabilidade e controle eletrônico.

Em linguagem simples: a duplicata escritural é uma duplicata “nascida digital”, registrada em ambiente eletrônico próprio, com informações padronizadas sobre a operação, o sacado, o valor, o vencimento, o aceite, a recusa, o pagamento, a transferência e eventuais ônus ou gravames.

Por que isso está sendo implantado?

O objetivo principal é dar mais segurança ao mercado de recebíveis. Hoje, muitas empresas utilizam duplicatas para obter capital de giro, antecipando valores que têm a receber de seus clientes. Porém, o modelo atual ainda permite falhas, duplicidades, inconsistências e inseguranças sobre quem é efetivamente o titular daquele crédito.

Com a duplicata escritural, a tendência é que o mercado tenha maior controle sobre:

quem emitiu a duplicata;
quem é o devedor;
qual operação comercial deu origem ao título;
se houve aceite ou recusa;
se a duplicata já foi paga;
se foi cedida a banco, fundo ou outra instituição;
se já está dada em garantia em outra operação.

Esse controle deve reduzir fraudes, diminuir disputas sobre titularidade de recebíveis e, com o tempo, melhorar o acesso ao crédito para empresas que possuem recebíveis legítimos e bem documentados.

O que muda para as empresas?

A mudança não será apenas jurídica. Ela será tecnológica, operacional, financeira e cultural.

Superada uma das principais etapas regulatórias, o foco passa a ser a implementação do novo modelo dentro das empresas.  Destacamos que a adaptação exigirá investimento em tecnologia, revisão de contratos e mudança de cultura, com desafios maiores para pequenas e médias empresas.

Durante a fase de operação supervisionada pelo Banco Central, a adesão será facultativa. A partir de 2027, a obrigatoriedade começará pelas companhias de grande porte e será depois estendida gradualmente às médias e pequenas empresas.

Isso significa que a duplicata escritural não deve ser vista apenas como uma obrigação burocrática futura. Ela deve ser tratada desde já como uma mudança estrutural na forma de controlar vendas a prazo, recebíveis, contratos, cobranças e antecipações.

O que a empresa precisará revisar?

As empresas precisarão avaliar se seus sistemas internos estão preparados para gerar, controlar e transmitir informações de forma correta. Isso envolve ERP, faturamento, emissão de notas fiscais, contas a receber, financeiro, cobrança, conciliação bancária e controles de crédito.

Também será necessário revisar contratos comerciais. A reportagem chama atenção para um ponto importante: algumas empresas ainda impõem restrições à cessão de recebíveis em seus contratos. Com a adoção da duplicata escritural, essa limitação tende a deixar de ser possível, exigindo revisão de cláusulas e procedimentos internos.

Na prática, empresas que vendem a prazo deverão ter mais cuidado com a qualidade das informações de suas operações. Uma venda mal documentada, um cadastro incompleto, uma divergência entre nota fiscal, pedido, contrato e cobrança, ou uma falha no controle de pagamentos, poderá causar problemas na escrituração da duplicata e na futura negociação daquele recebível.

A duplicata escritural substitui a nota fiscal?

Não. A duplicata não substitui a nota fiscal.

A nota fiscal documenta a operação para fins fiscais e contábeis. A duplicata representa o crédito decorrente daquela operação, especialmente quando há venda a prazo. A duplicata escritural, portanto, não elimina a necessidade de emissão correta da nota fiscal, nem dispensa os controles fiscais, contábeis e financeiros da empresa.

Ao contrário: ela aumenta a importância de que todos esses controles estejam alinhados.

Quais são os benefícios esperados?

Apesar dos custos iniciais de adaptação, a duplicata escritural pode trazer benefícios relevantes:

1. maior segurança na antecipação de recebíveis;
2. redução de fraudes e duplicidades;
3. melhor controle sobre quem é o titular do crédito;
4. maior transparência para bancos, FIDCs e empresas de fomento;
5. possibilidade de ampliação do acesso ao crédito;
6. melhor organização do contas a receber;
7. redução de conflitos entre credores sobre o mesmo recebível.

O Banco Central regulamentou a atividade de escrituração, registro, depósito centralizado e negociação das duplicatas escriturais, estabelecendo funções como coleta de aceite ou recusa, controle de pagamentos, transferência de titularidade, notificações ao sacado e registro de gravames ou ônus.

Por que pequenas e médias empresas devem se preocupar desde já?

Muitas pequenas e médias empresas ainda tratam o “contas a receber” de forma simples: planilhas, controles manuais, relatórios extraídos de sistemas pouco integrados ou conferências feitas apenas quando há necessidade de cobrança ou antecipação.

Com a duplicata escritural, esse modelo tende a se tornar insuficiente.

As grandes empresas já acompanham o processo e algumas começaram a preparar seus sistemas. O desafio maior será para médias e pequenas empresas, que terão menor capacidade de absorver custos de adaptação tecnológica e operacional.

Por isso, o ideal é não esperar a obrigatoriedade chegar. A empresa deve começar a revisar seus processos agora.

O que recomendamos aos empresários?

A implantação da duplicata escritural deve ser tratada como parte de uma modernização do setor financeiro da empresa.

Recomendamos que cada empresa faça, desde já, uma revisão dos seguintes pontos:

1. cadastro de clientes;
2. contratos comerciais;
3. política de vendas a prazo;
4. controle de pedidos, notas fiscais e recebimentos;
5. sistema de contas a receber;
6. rotina de cobrança;
7. procedimentos de antecipação de recebíveis;
8. integração entre setor comercial, fiscal, contábil e financeiro;
9. relação com bancos, FIDCs, securitizadoras e empresas de fomento.

A empresa que estiver organizada terá mais facilidade de adaptação e poderá transformar a duplicata escritural em uma vantagem: recebíveis mais confiáveis, melhor acesso a crédito e maior segurança nas operações.

Conclusão

A duplicata escritural representa uma mudança importante na forma como as empresas brasileiras registram, controlam e negociam seus recebíveis.

Embora possa parecer, à primeira vista, mais uma obrigação tecnológica ou burocrática, o novo modelo tende a trazer maior segurança jurídica, financeira e operacional para o mercado. A mudança exigirá preparação, investimento e revisão de processos internos, especialmente para pequenas e médias empresas.

A recomendação é simples: não deixar para a última hora.

Empresas que vendem a prazo, antecipam recebíveis ou utilizam duplicatas em suas operações devem começar desde já a avaliar seus sistemas, contratos e controles financeiros.

A Dantas & Nasserala continuará acompanhando a evolução da regulamentação e orientando seus clientes quanto aos impactos práticos, contábeis, fiscais e financeiros da duplicata escritural.